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Herramientas de adquisiciones

Las herramientas de compras agilizan procesos. Gestiona proveedores y aprobaciones.

Herramientas de compras

Las herramientas de compras ayudan al equipo a pedir, aprobar y comprar de forma ordenada y tranquila. Todo queda en un solo lugar, así las cotizaciones, los presupuestos y los proveedores se siguen sin lío. Reglas simples envían cada solicitud a la persona correcta, y los recordatorios evitan cuellos de botella. Registros claros, comprobantes y reportes hacen más fácil la auditoría y reducen el desperdicio. Con menos correos y pasos más rápidos, la gente dedica tiempo al trabajo real.

Cómo funciona un proceso básico?

Primero, un compañero llena un formulario corto con artículo, precio y motivo. Luego, la herramienta revisa el presupuesto y envía la solicitud al gerente. Si se aprueba, compras crea una orden y la comparte con el proveedor. Al recibir los bienes, el equipo revisa, sube la factura y el sistema la concilia para el pago. Cada paso deja un registro visible en cualquier momento.

Qué funciones debo buscar?

Aprobaciones claras con recordatorios.
Comparación de cotizaciones y creación de oc.
Fichas de proveedores con notas de desempeño.
Reportes de gasto y ahorro.

Sirven bien a equipos pequeños?

Sí, aportan mucho. Permiten solicitudes simples, pedidos repetidos y límites que dan seguridad a los nuevos. Plantillas reducen tecleo y reglas automáticas ordenan los pasos. Aunque haya pocas personas, el historial queda limpio y es fácil cubrir ausencias.

App independiente o parte de un ERP?

Una app independiente se instala rápido y cuesta poco, ideal al inicio. Un módulo de ERP conecta compras con inventario, contabilidad y proyectos, dando mayor control. Elige simple si la velocidad importa, y cambia más tarde cuando crezcan las reglas. Si ya usas ERP, el módulo integrado reduce la capacitación.

Cómo impulsamos la adopción?

Mantén el formulario corto y pide solo lo necesario para decidir. Capacita con videos breves y una guía de una página. Muestra a gerentes cómo los tableros responden dudas de presupuesto en segundos. Tras un mes, recoge comentarios y elimina campos que estorban.

Cómo mido el éxito con el tiempo?

Mide el ciclo de solicitud a orden y la proporción de entregas a tiempo. Cuenta cuántas cotizaciones comparas por orden y el cumplimiento de reglas. Observa compras fuera de proceso y reporta ahorros mensuales. Comparte logros para mantener el uso del sistema.

Herramientas de adquisiciones FAQ

¿Qué son las herramientas de compras?

Las herramientas de compras son apps que ayudan a comprar lo correcto al precio correcto. Reúnen solicitudes, cotizaciones, órdenes y contratos. Con gestión de proveedores, análisis del gasto y flujos de aprobación, el software acelera el sourcing, cumple normas y facilita auditorías para ahorrar.

¿Cómo hago una solicitud de compra?

Abra la herramienta, busque en el catálogo y añada el artículo al carrito. Indique cantidad, centro de costo y fecha requerida. Adjunte cotizaciones si hace falta. Envíe a aprobación del responsable. Tras aprobarse, se crea la orden y se sigue la entrega hasta la recepción.

¿Qué datos de proveedor debo seguir?

Siga campos básicos: razón social, NIF, contactos, datos bancarios y fechas de contrato. Vigile métricas como puntualidad, problemas de calidad y cambios de precio. Mantenga certificados y controles de riesgo al día. Con datos limpios, el abastecimiento es seguro y el gasto controlado.

¿Qué es mejor: RFQ o RFP?

Use un RFQ cuando conoce el artículo exacto y necesita el mejor precio rápido. Use un RFP cuando requiere un diseño de solución y comparar planes, servicio y riesgos. Muchos hacen un RFQ tras un RFP para fijar precios. Elija según alcance, tiempos y normas de cumplimiento.

¿Por qué usar flujos de aprobación?

Los flujos de aprobación frenan gastos sorpresa y fraudes. La herramienta revisa presupuesto, estado del proveedor y política antes del pedido. Los gestores reciben avisos y pueden aprobar desde móvil o PC. Pasos claros dejan rastro de auditoría y ayudan a probar ahorros.

¿Dónde veo el gasto por categoría?

Vaya a Analítica y abra el panel de gasto. Filtro por tiempo, unidad y proveedor. Los gráficos muestran totales por categoría, tendencias de precios y ahorros de eventos de compra. Puede exportar a Excel o compartir un enlace. Con analítica de gasto, guía el presupuesto con datos claros.